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Comment créer un bon de commande ?

Catégories: FAQ FAQ BE FAQ BE FR VENTES

1. Qu’est-ce que le bon de commande ?

Un bon de commande, c’est un document commercial établi par le client dans lequel il détaille les articles commandés et toutes les conditions utiles à la bonne exécution de la commande.

Le bon de commande (BC)  permet de prouver l’existence et l’objet d’une commande effectuée par un client. Il est aussi bien utile pour l’entreprise que pour le client, et permet de justifier l’existence du contrat de vente (il en fait même office).

Un bon de commande signé correspond à une promesse de vente :

  • l’entreprise s’engage à livrer la commande,
  • le client s’engage, quant à lui, à la réceptionner et à la payer.

 

2. Quelles sont les informations indispensables à insérer ?

Le bon de commande contient :

  • – Nom et adresse du fournisseur
  • – Date et numéro de la commande, ainsi que mot commande
  • – Détails des marchandises commandées
  • – Prix unitaire et global Conditions de livraison, de paiement et signature de l’acheteur

 

3. Comment créer un bon de commande ?

 

Dans l’onglet ‘Ventes’ se trouve la rubrique ‘Autres documents’. Dans cette rubrique, vous pouvez retrouver les devis, les bons de commande ainsi que les bons de livraison.

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Cliquez sur ‘Bon de commande’ afin d’ouvrir cet onglet.

Ensuite, cliquez sur ‘Créer un bon de commande’.

Creer_bon_commande_Koalaboox

La création d’un bon de commande est très simple et se fait via un ordre spécifique – le logiciel vous aide à suivre la logique via des encadrés de couleur, afin que ne puissiez rien oubliez.

Étape 1 : Choisissez votre client.

 

Celui-ci peut être existant (taper min 3 caractères de son nom, et le logiciel vous le proposera) ou nouveau .

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Étape 2 : Descriptif

Une fois votre client encodé, remplissez le contenu (descriptif) de votre bon de commande.

 

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Étape 3 : Modalités de paiement

Les modalités de paiement sont très spécifiques à l’utilisation de chacun, il peut s’agir d’un commentaire lié à la commande, d’un acompte demandé, ou autre. Sans ces modalités, le logiciel ne validera pas votre bon de commande, et il ne sera pas possible de l’envoyer.

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Une fois les 3 étapes remplies, le bon de commande est prêt à être envoyé !

Le bouton ‘Envoyer’ devient vert et un message s’affichera en haut de votre bon de commande.

Creer_bon_commande_Koalaboox

Vous pouvez maintenant envoyer votre bon de commande, par mail, l’imprimer chez vous (le logiciel validera le statut envoyé) ou par KoalaPost.

Lorsque vous envoyer le document, Koalaboox ajoutera lui-même un numéro de document à celui-ci. Le premier sera le numéro 1 (mais vous pouvez le modifier, et le logiciel suivra automatiquement la suite logique que vous avez instaurée).

Une fois le bon de commande envoyé, le statut passera de « Draft » à « Envoyé » (cette mention n’est évidemment pas affichée sur la copie du client ?)

Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la date (en cliquant sur la date) et vous pouvez ajouter des commentaires dans les « champs personnalisés ».

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4. Questions

 

  1. Mon client accepte/refuse mon bon de commande, comment ajouter cette mention sur le bon de commande ?

Dans l’onglet des bons de commande, vous pouvez retrouver tous les bons que vous avez créés, avec leur statut.

Brouillon : le bon de commande a été créé, mais pas encore envoyé à votre client.

Envoyé : le bon de commande a été envoyé à votre client.

-> Votre client le valide ou le refuse

Cliquez sur le bon de commande en question, afin de rentrer dans le document.

Vous pouvez indiquer, tout simplement en cliquant sur l’option souhaitée, le choix de votre client.

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Ainsi, à tout instant, vous avez une vue claire sur le statut de vos bons de commande dans le listing.

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2.  Comment transformer mon bon de commande en facture / en bon de livraison ?

Dans votre listing des bons de commande, vous pouvez cliquer sur le bon que vous souhaitez facturer / transformer en bon de livraison.

En cliquant sur la ligne du bon de commande, le document s’ouvre et sur la droite, un bouton ‘copier’ vous donne l’option de le ‘copier vers une facture’ ou de le ‘copier vers un bon de livraison’.

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Par ce simple clic, une facture / un bon de livraison va s’ouvrir en brouillon, afin que ne deviez pas réécrire le document souhaité. Bien évidemment, vous pouvez encore modifier celui-ci avant l’envoi.

De plus, dans chaque document sera repris l’historique de celui-ci. Vous pouvez donc à n’importe quel moment savoir quand le document a été créé, et via quel chemin.