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Comment importer les factures d’achat Koalaboox dans Winbooks ?

PRÉREQUIS

L’importation des clients et factures se fait grâce à l’utilitaire « WBLinkInterface » fourni par Winbooks. Adressez-vous à votre revendeur Winbooks pour vous assurer que le « WBLinkInterface » est correctement installé et activé.

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 FORMAT D’EXPORTATION KOALABOOX

L’exportation des factures et notes de crédit créées avec Koalaboox se compose de 2 fichiers :

  • CSF.DBF => contient les signalétiques des clients concernés par les factures exportées
  • ACT.DBF => contient les factures et notes de crédit

En cas d’exportation directe dans Koalaboox, les deux fichiers sont contenus dans un fichier ZIP et doivent être extraits dans un répertoire avant de pouvoir être importés

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IMPORTATION DES FACTURES VIA WBLINKINTERFACE

 

1. Lancez l’utilitaire « WBLinkInterface », indiquez vos noms d’utilisateur et mot de passe Winbooks, la société et l’exercice sur lesquels les factures seront importées, et cliquez sur « Connexion »

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2. Sélectionnez la période, le format de fichier « Fichier DBF » et le répertoire dans lequel se trouvent les fichiers « ACT.DFB » et « CSF.DBF ». Cliquez sur « Tester ».

wblinkinterface02

 

3. Vérifiez les éventuels avertissements et qu’il n’y a aucune erreur fatale. (En cas d’erreur fatale, veuillez consulter la documentation de Winbooks pour connaitre les éventuelles mesures à prendre). Cliquez sur « Importer ».

wblinkinterface03

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PROBLÈMES FRÉQUEMMENT RENCONTRÉS

  • « L’utilitaire plante dès que je clique sur Tester »

Assurez-vous que l’option « Copier automatiquement le fichier vatalt dans le répertoire d’importation » sur l’onglet « Divers » est bien décochée.

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  • « Je reçois une erreur fatale FLD_MISS Champs obligatoire manquant(ALIAS=CSF,FIELDS=EMAIL »

Allez dans Winbooks, ouvrez le dossier concerné, allez à « Dossier » – « Paramétrage » – « Fichiers » et assurez vous que la zone « Adresse Email » est cochée dans la liste des zones disponibles des fiches client/fournisseur.

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  • « Je reçois une erreur fatale DBK_MISS Le journal n’existe pas(DBKCODE=VEN) »

Créez le journal avec le bon code dans Winbooks, ou modifiez le code du journal de vente lors de l’exportation des factures dans Koalaboox