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Comment fonctionne le suivi des paiements?

Lorsque votre liaison bancaire est active, Koalaboox reçoit chaque jour la liste des paiements de vos clients.  Dès lors, Koalaboox vous informe tous les jours des paiements reçus grâce à une réconciliation automatique des paiements.
Comment le système associe-t-il automatiquement un paiement entrant avec une facture de vente ouverte?

1. LA COMMUNICATION STRUCTURÉE

Le premier critère est la communication structurée.  Si votre client mentionne la communication structurée dans son paiement, le système sera capable de l’associer à la facture correspondante dans 100% des  cas.

2. LE COMPTE EN BANQUE DU CLIENT

Le second critère est le compte en banque du client et le montant de la facture. En cas d’absence de communication structurée dans l’extrait bancaire, le système vérifie alors si le compte bancaire du client lui est connu (historique d’opérations passées). Si le compte bancaire est connu et que le montant de l’extrait bancaire peut être rapproché avec le montant de la facture, alors la magie de la réconciliation automatique opère.

Par contre, lorsque le client oublie d’indiquer la communication structurée et paie pour la première fois, le système ne reconnaîtra pas automatiquement le paiement. Vous recevrez alors un email vous informant qu’il y a un « paiement non identifié » à réconcilier.  Dans tels cas, c’est à vous d’indiquer au système à quelle facture correspond à ce paiement.

Astuce : réconciliez vos paiements non identifiés afin d’éviter qu’un rappel ne soit envoyé à votre client, à tort.