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Comment programmer une Facture Récurrente ?

Catégories: VENTES

Vous facturez un même montant à vos clients à fréquence fixe ? Créez une facture récurrente une fois pour toutes… Il ne vous restera plus qu’à attendre les paiements sur votre compte.

Comment créer une facture récurrente?

Rendez-vous dans la rubrique Ventes – Factures récurrentes et cliquez sur le bouton « Programmer une Facture Récurrent ».

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Créez une facture comme vous le feriez normalement. Notez que le numéro de la facture ne sera évidemment défini qu’au moment ou la facture récurrente sera effectivement créée…

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Définissez ensuite les critères d’envois de votre facture récurrente:

  1. Choisissez la date de début de votre période de facturation… récurrent. Au besoin vous pouvez également programmer une date de dernier envoi.
  2. Définissez la récurrence de l’envoi (en jour, semaine, mois ou année)
  3. Précisez quand vous souhaitez que l’envoi doit-il partir
  4. Finalement, définissez le type d’envoi:
    • Pas d’envoi automatique: La facture sera générée en brouillon mais ne sera pas envoyée
    • Envoi automatique par email (n’oubliez pas d’indiquer une adresse email dans votre fiche client…)
    • Envoi automatique par KoalaPost (assurez-vous d’avoir suffisamment de timbres!)

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Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton « ON » pour activer votre programmation!

Et si vous avez besoin de plusieurs factures récurrentes qui se ressemblent, n’oubliez pas la fonction « cloner » qui vous permet de dupliquer une facture existante.

Voici un exemple pour bien comprendre et définir sa facture récurrente. 

Nous souhaitons envoyer une facture de « loyer » tous les mois pour la location d’un bureau. La programmation de la facturation récurrente est prévue pour le 1er Mai 2016. Nous indiquons la date de fin au 1er Mai 2017 car le bail a une durée définie d’un an.

Nous souhaitons que la facture parte tous les mois.

La date d’envoi est prévue pour la fin de la période, parce que nous souhaitons envoyer une facture à la fin du mois pour le mois écoulé.

Finalement, nous choisissons le type d’envoi automatique par email parce que nous voulons profiter de toute la tranquillité d’esprit que Koalaboox peut procurer.

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TIPS: La date du prochain envoi est indiquée à titre informatif pour que vous puissiez vérifier que votre programmation est comme vous l’espériez 😉

Il ne nous reste plus qu’à cliquer sur ON pour activer l’envoi.

La Super Astuce pour les Pro: Utilisez les variables dans votre facture récurrente pour que votre facture s’adapte à la période de facturation …

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous appeler au 0800.23.145 ou à nous envoyez un mail à support@koalaboox.com